Dans cet espace, vous allez trouver :
1. Comment une association peut rejoindre le système Généabank ?
2. Ou sont stockées les données ?
3. La préparation des fichiers : quels sont les formats, les types d’actes
4. Les points : attribution, distribution aux adhérents
5. Le coût que cela engendre pour l’association
6. L’engagement vis à vis de Généabank
7. Les avantages pour l’association et ses adhérents
8. Comment se passe la gestion des adhérents ?
Comment une association peut rejoindre le système Généabank ?
Il suffit simplement de prendre contact avec Généabank via l’adresse , ou de venir nous trouver lors des diverses manifestations auxquelles nous participons. Une convention sera ensuite établie, et dès la mise en ligne des fichiers, les données de l’association seront disponibles pour ses adhérents et tous les adhérents des associations participant à Généabank. L’association aura alors un compte Généabank, qui sera crédité en fonction du nombre d’actes filiatifs déposés dans le système.
Ou sont stockées les données ?
De par son principe, Généabank n’a pas de données. Ce sont les associations qui restent maîtres de leurs données, les recherches s’effectuent sur le serveur propre à l’association. Eventuellement, Généabank peut héberger des associations, et par ce fait avoir quelques données sur ses serveurs. Diverses solutions d’hébergement gratuit ou payant existent, lors des premiers contacts, ce sera un des points que les informaticiens de Généabank évoqueront.
Généabank ne reçoit des associations que la liste des communes couvertes par leurs données, avec type d’acte, plage de dates, et nombre d’actes, cette liste permettant d’élaborer la carte de France et la liste par département visible sur le site.
La préparation des fichiers : quels sont les formats, les types d’actes, quels types d’actes
Le format de fichier est du type CSV, c’est à dire des fichiers au format texte avec séparateur point virgule. Il y a un fichier par type d’acte, c’est à dire généralement un fichier baptêmes (et naissances), un fichier mariages, un fichier sépultures (et décès), un fichier contrats de mariages, un fichier testaments
Chaque fichier contiendra en première ligne le nom de chaque colonne, la structure du fichier est libre, ce qui permet une grande souplesse. Le formulaire de recherche sera ensuite adapté à votre format de fichier. L’utilisation d’un logiciel comme Nimègue V3 permet de générer automatiquement les fichiers adaptés pour la mise en ligne sur Généabank. Si vos données sont mises en lignes via le système Bigenet, le même fichier peut-être utilisé pour la mise en ligne sur Généabank.
Les données mises en lignes sur Généabank doivent être des relevés systématiques issues des registres paroissiaux et d’état civil, ainsi que des registres notariaux. Ces données peuvent être filiatives ou non filiatives, cependant, si c’est un relevé complet non filiatif, il faut le préciser dans le nom de la commune (par exemple en rajoutant « Table » ou « TD »).
Les points : attribution, distribution aux adhérents
Un point équivaut à un acte. Quand l’association dépose par exemple 10 000 actes dans le système Généabank, elle récupère 10 000 points, à condition que ces actes correspondent aux données acceptées par Généabank (relevés systématiques), et que ces actes soient filiatifs. Un relevé (généralement avant 1737) ne comportant pas de filiation durant quelques années sur le registre est considéré comme filiatif, par contre, des tables décennales du XIXe ne sont pas considérées filiatives.
L’association va ensuite disposer de ses points, et les distribuera à ses adhérents suivant sa propre politique. Il est recommandé à l’association de ne pas distribuer trop de points, afin qu’elle ne se trouve en rupture (il n’y a pas de compte négatif sur Généabank), la pratique la plus courante étant une attribution trimestrielle, avec remise à niveau des points, sans cumul afin d’éviter que des adhérents aient des comptes comportant beaucoup de points non utilisés.
Le coût que cela engendre pour l’association
Le seul coût éventuel va être l’hébergement de votre site, mais il est assez facile de trouver un hébergement gratuit. Généanet propose un tel hébergement aux associations, cela permet également d’indexer sur Généanet les données (juste un index, patronyme/commune), cela offre une visibilité importante de vos données sur Internet, et donc attire sur votre site beaucoup plus d’utilisateurs ou d’adhérents potentiels. Il y a aussi possibilité de trouver des hébergeurs payants, les informaticiens devront pouvoir installer les outils logiciels nécessaires sur votre serveur pour permettre les transactions de points.
L’engagement vis à vis de Généabank
Il est contractualisé par une convention, passée pour une durée d’un an renouvelable par tacite reconduction. Une association peut décider à tout moment de se retirer du système, avec un préavis d’un mois. Pour cela, il lui faut supprimer tous les comptes de ses adhérents en récupérant les points non dépensés, et restituer au système d'échange les points avancés lors des dépôts. Dans cette convention, il est demandé aux associations un dépôt de garantie de 15% des actes déposés. Ceci est prévu dans le cas ou une association viendrait sur Généabank avec 100 000 actes, récupère 100 000 points, « pompe » les données d’autres associations jusqu’à vider son compte, et retire ses données sans préavis. Dans ce cas, Généabank remettra en ligne le dépôt de garantie, dans l’exemple 15 000 actes seraient remis sur un serveur afin que les utilisateurs puissent consulter les données et que le compte de l’association malveillante revienne à l’équilibre de points.
Les avantages pour l’association et ses adhérents
Avec un retour d’expérience sur plusieurs années désormais, l’un des avantages pour l’association est l’arrivée de nouveaux adhérents, qu’ils soient proches ou loin du siège de l’association. L’association offre un vrai service à ses adhérents, leur permettant d’accéder plus rapidement aux informations, ce temps gagné pouvant être mis à profit pour approfondir les recherches généalogiques.
Pour les adhérents, l’avantage est l’accès non seulement à la base de données de l’association, mais également à l’ensemble des données de toutes les associations participant à Généabank
Comment se passe la gestion des adhérents ?
Une interface de gestion permet à l’administrateur de l’association de créer des comptes, les créditer, ceci de manière individuelle ou globale. Chaque association gère à sa manière, automatise les tâches en fonction de ses connaissances informatiques. Par quelques manipulations simples, les mises à niveau des comptes des adhérents peuvent se réaliser en moins de 5mn pour plusieurs centaines de comptes à mettre à jour. A partir d’Excel par exemple, un simple copier / coller dans l’interface de gestion permet de réaliser ce travail. Un tutorial est disponible pour les associations qui le souhaitent.
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